Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urzędu Miasta Redy
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

Zarządzenie nr OR.4.2022 Burmistrza Miasta Redy z dnia 10 stycznia 2022r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Gminie Miasto Reda.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1372 z późn. zm.) oraz § 59 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Redzie stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia NR.OR.12.2021 Burmistrza Miasta w Redzie z dnia 1 czerwca 2021 ze zm.

.

 

Burmistrz Miasta Redy

zarządza, co następuje:

§ 1

Wprowadza się zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w:

  1. komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta w Redzie;

2)  jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Burmistrza Miasta Redy.

§ 2

Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia mają następujące znaczenie:

1) Burmistrz – Burmistrz Miasta Redy;

  1. osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli – osoba zatrudniona na stanowisku ds. kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta w Redzie,
  2. kontrolujący – pracownik Urzędu Miasta przeprowadzający kontrolę na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza Miasta Redy;
  3. kontrolowany - jednostka organizacyjna lub komórka organizacyjna wydzielona w strukturze Urzędu Miasta w Redzie zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym lub jednostka organizacyjna utworzona dla realizacji zadań Gminy Miasto Reda, w której przeprowadza się czynności kontrolne,

§ 3

Kontrola może być:

        1. kompleksowa – obejmującą całokształt działalności jednostki kontrolowanej;
        2. problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej;
        3. doraźna – mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności;
        4. sprawdzająca – mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli.

§ 4

  1. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest przez osobę/y odpowiedzialną/e za przeprowadzenie kontroli wewnętrznej.
  2. Burmistrz może, w przypadku zaistnienia okoliczności wymagających przeprowadzenia kontroli, upoważnić także inne osoby do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej. 

§ 5

  1. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli, który zawiera datę sporządzenia, zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli oraz okres przewidziany do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej.
  2. Plan kontroli sporządzany jest do 5 lutego danego roku przez pracownika ds. kontroli wewnętrznej odpowiedzialnego za przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w uzgodnieniu z  Sekretarzem Miasta Redy i przedkładany do zatwierdzenia przez Burmistrza.
  3. Plan kontroli uwzględnia zadania wyznaczone przez Burmistrza oraz sprawy i zagadnienia wytypowane przez Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta a także komórki organizacyjne w zakresie funkcjonowania podległych jednostek organizacyjnych.
  4. W przypadku, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie kontroli, kontrola może być przeprowadzona także poza planem, o którym mowa w ust. 1,
    na wniosek osoby zgłaszającej taką potrzebę po akceptacji przez Burmistrza.

§ 6

  1. Kontrola przeprowadzana jest na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza sporządzonego zgodnie z odrębnym zarządzeniem Burmistrza.
  2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej wystawia Referat Organizacyjny w trzech egzemplarzach: w tym dla kierownika jednostki kontrolowanej,
    Referatu Organizacyjnego oraz do akt kontroli.

§ 7

  1. Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli z urzędu, jeżeli kontrola mogłaby dotyczyć praw lub obowiązków jego lub osoby mu bliskiej, oraz z udziału w kontroli, której przedmiot stanowią zadania należące wcześniej do jego obowiązków jako pracownika, przez rok od zakończenia ich wykonywania.
  2. Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.
  3. O istnieniu przyczyn wyłączenia kontrolujący powiadamia niezwłocznie Burmistrza, który postanawia o jego wyłączeniu.

§ 8

  1. Pracownicy jednostki kontrolowanej w trakcie przeprowadzania kontroli mają prawo
    do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych, poprzez:
    1. składanie kontrolującemu ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń dotyczących przedmiotu kontroli. Pisemne oświadczenia i notatki z ustnych oświadczeń, dołączane są do akt kontroli;
    2. wnioskowanie o dołączenie do akt kontroli określonych dokumentów, dowodów, zestawień i sprawozdań;
  2. Kontrolowany ma obowiązek:
    1. umożliwić kontrolującemu wykonywanie czynności kontrolnych;
    2. w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów;
    3. zapewnić wgląd w dokumentację i ewidencję, objętych zakresem kontroli;
    4. udzielać w formie określonej przez kontrolującego wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli;
    5. przedstawić, na żądanie kontrolującego, posiadane dowody i inne materiały w terminie wyznaczonym przez kontrolującego;
    6. sporządzać oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów wskazane przez kontrolującego.

§ 9

  1. Kontrolujący w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo:
  1. wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem dokumentów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
  2. sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;
  3. przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;
  4. żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień, oświadczeń oraz zestawień w sprawach dotyczących zakresu kontroli,
  5. do fotografowania, oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych dozwolonych nośników informacji nośników informacji;
  6. przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób, które mogłyby przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego;
  7. zasięgania opinii innych pracowników, które mogłyby przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego w sprawach w zakresie dotyczącym kontroli.
  1. Kontrolujący jest zobowiązany do:
    1. rzetelnego i obiektywnego ustalania stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenia ich przyczyn oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości;
    2. rzetelnego rozpatrywania zastrzeżeń wniesionych w trakcie kontroli.

§ 10

  1. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontrolujący:

1) zawiadamia kontrolowanego nie później niż 7 dni przed planowaną kontrolą w szczególności o przedmiocie i przewidywanym czasie trwania kontroli z zastrzeżeniem ust. 2;

2) okazuje upoważnienie Burmistrza do przeprowadzenia kontroli;

3) w przypadku kontroli jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Reda, dokonuje również adnotacji w książce kontroli jednostki kontrolowanej.

  1. W przypadku przeprowadzenia kontroli o której mowa w § 3 pkt. 3 kontrolę przeprowadza się bez wcześniejszego powiadomienia.

§ 11

  1. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscach, gdzie wykonuje ona swoje zadania.
  2. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących jednostki kontrolowane, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli – również poza godzinami pracy.
  3. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia kontroli w siedzibie Urzędu Miasta w Redzie. W takim przypadku jednostka kontrolowana dostarcza dokumenty oraz informacje,
     o których mowa w § 8 ust. 2 do siedziby Urzędu Miasta w Redzie.
  4. Kontrola powinna być przeprowadzana w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania pracy pracowników jednostki kontrolowanej.

§ 12

1. Kontroler dokonuje ustalenia stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli, przy dołożeniu należytej staranności.

2. Dowodami są w szczególności dokumenty i rzeczy, oględziny, opinie biegłych, ustne lub pisemne wyjaśnienia lub oświadczenia, notatki, kopie albo odpisy dokumentów, szkice, zdjęcia fotograficzne, dane z rejestrów i ewidencji, także zapisy utrwalone na nośnikach elektronicznych.

3. Pobranie dowodów, a także inne zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, powinny być udokumentowane pisemnie, protokołem, pokwitowaniem, pismem, którym następuje ich przekazanie. W przypadku braku innej możliwości, kontrolujący sporządza notatkę służbową.

4. Kontroli kasy oraz oględzin dokonuje się w obecności pracownika jednostki kontrolowanej. Z przebiegu czynności sporządza się protokół, który obejmuje:

1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego oraz osoby uczestniczącej w czynnościach;

3) opis przebiegu czynności oraz treść złożonych wyjaśnień lub oświadczeń;

4) podpisy kontrolującego i osoby uczestniczącej w czynnościach.

§ 13

Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole z kontroli, który zawiera co najmniej:

  1. nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
  2. imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
  3. imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego;
  4. imiona i nazwiska pracowników udzielających wyjaśnień ze strony kontrolowanego;
  5. datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem ewentualnych przerw w kontroli;
  6. zakres kontroli (przedmiot i okres objęty kontrolą);
  7. wykaz przepisów regulujących zakres i sposób wykonywania zadań objętych kontrolą;
  8. opis stanu faktycznego stwierdzonego w okresie objętym kontrolą;
  9. stwierdzone nieprawidłowości;
  10. pouczenie o prawie do zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń/wniosków do treści protokołu, w terminie określonym przez kontrolującego nie krótszym niż 7 dni od daty jego podpisania,
  11. wyszczególnienie załączników,
  12.  informację o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,
  13.  miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpis kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej.

§ 14

    1. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia kontrolujący przygotowuje pisemnie propozycję zaleceń pokontrolnych.
    2. Zalecenia pokontrolne zatwierdza i podpisuje Burmistrz.
    3. Kontrolowany w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolny pisemnie informuję Burmistrza o sposobie wdrożenia ww. zaleceń.

§ 15

Nadzór nad działalnością kontrolną w Gminie Miasto Reda sprawuje Burmistrz przy pomocy Sekretarza Miasta Redy.

§ 16

    1. Wykonanie zarządzenia powierza się osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli .
    2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miastu oraz kierowników jednostek organizacyjnych w Redzie do zapoznania się z treścią niniejszego Zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.  

§ 17

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do pobrania

Lp. Plik Data dodania Liczba pobrań
1 Zarządzenia NR.OR.4.2022 z 10 stycznia 2022 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnetrznej w Gminie Miasto Reda.pdf (PDF, 406.90Kb) 2022-01-26 07:58:50 259 razy

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Krzysztof Lubner 26-01-2022 07:58:50
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Hanna Ferra 26-01-2022
Ostatnia aktualizacja: Patrycja Krauze-Maślankowska 27-01-2022 09:25:04