Zarządzenie nr OR.4.2022 Burmistrza Miasta Redy z dnia 10 stycznia 2022r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Gminie Miasto Reda.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1372 z późn. zm.) oraz § 59 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta w Redzie stanowiącego załącznik nr 1 do Zarządzenia NR.OR.12.2021 Burmistrza Miasta w Redzie z dnia 1 czerwca 2021 ze zm.
.
Burmistrz Miasta Redy
zarządza, co następuje:
§ 1
Wprowadza się zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w:
- komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta w Redzie;
2) jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Burmistrza Miasta Redy.
§ 2
Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia mają następujące znaczenie:
1) Burmistrz – Burmistrz Miasta Redy;
- osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli – osoba zatrudniona na stanowisku ds. kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta w Redzie,
- kontrolujący – pracownik Urzędu Miasta przeprowadzający kontrolę na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza Miasta Redy;
- kontrolowany - jednostka organizacyjna lub komórka organizacyjna wydzielona w strukturze Urzędu Miasta w Redzie zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym lub jednostka organizacyjna utworzona dla realizacji zadań Gminy Miasto Reda, w której przeprowadza się czynności kontrolne,
§ 3
Kontrola może być:
-
-
-
- kompleksowa – obejmującą całokształt działalności jednostki kontrolowanej;
- problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia z działalności jednostki kontrolowanej;
- doraźna – mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności;
- sprawdzająca – mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli.
-
-
§ 4
- Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest przez osobę/y odpowiedzialną/e za przeprowadzenie kontroli wewnętrznej.
- Burmistrz może, w przypadku zaistnienia okoliczności wymagających przeprowadzenia kontroli, upoważnić także inne osoby do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej.
§ 5
- Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli, który zawiera datę sporządzenia, zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli oraz okres przewidziany do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej.
- Plan kontroli sporządzany jest do 5 lutego danego roku przez pracownika ds. kontroli wewnętrznej odpowiedzialnego za przeprowadzenie kontroli wewnętrznej w uzgodnieniu z Sekretarzem Miasta Redy i przedkładany do zatwierdzenia przez Burmistrza.
- Plan kontroli uwzględnia zadania wyznaczone przez Burmistrza oraz sprawy i zagadnienia wytypowane przez Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta a także komórki organizacyjne w zakresie funkcjonowania podległych jednostek organizacyjnych.
- W przypadku, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie kontroli, kontrola może być przeprowadzona także poza planem, o którym mowa w ust. 1,
na wniosek osoby zgłaszającej taką potrzebę po akceptacji przez Burmistrza.
§ 6
- Kontrola przeprowadzana jest na podstawie pisemnego upoważnienia Burmistrza sporządzonego zgodnie z odrębnym zarządzeniem Burmistrza.
- Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej wystawia Referat Organizacyjny w trzech egzemplarzach: w tym dla kierownika jednostki kontrolowanej,
Referatu Organizacyjnego oraz do akt kontroli.
§ 7
- Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli z urzędu, jeżeli kontrola mogłaby dotyczyć praw lub obowiązków jego lub osoby mu bliskiej, oraz z udziału w kontroli, której przedmiot stanowią zadania należące wcześniej do jego obowiązków jako pracownika, przez rok od zakończenia ich wykonywania.
- Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.
- O istnieniu przyczyn wyłączenia kontrolujący powiadamia niezwłocznie Burmistrza, który postanawia o jego wyłączeniu.
§ 8
- Pracownicy jednostki kontrolowanej w trakcie przeprowadzania kontroli mają prawo
do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych, poprzez:- składanie kontrolującemu ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń dotyczących przedmiotu kontroli. Pisemne oświadczenia i notatki z ustnych oświadczeń, dołączane są do akt kontroli;
- wnioskowanie o dołączenie do akt kontroli określonych dokumentów, dowodów, zestawień i sprawozdań;
- Kontrolowany ma obowiązek:
- umożliwić kontrolującemu wykonywanie czynności kontrolnych;
- w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów;
- zapewnić wgląd w dokumentację i ewidencję, objętych zakresem kontroli;
- udzielać w formie określonej przez kontrolującego wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli;
- przedstawić, na żądanie kontrolującego, posiadane dowody i inne materiały w terminie wyznaczonym przez kontrolującego;
- sporządzać oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów wskazane przez kontrolującego.
§ 9
- Kontrolujący w trakcie przeprowadzania kontroli ma prawo:
- wglądu do dokumentów dotyczących działalności jednostki kontrolowanej, pobierania za pokwitowaniem dokumentów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
- sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień lub obliczeń;
- przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji celu kontroli;
- żądania złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień, oświadczeń oraz zestawień w sprawach dotyczących zakresu kontroli,
- do fotografowania, oraz utrwalania stanu faktycznego za pomocą innych dozwolonych nośników informacji nośników informacji;
- przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób, które mogłyby przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego;
- zasięgania opinii innych pracowników, które mogłyby przyczynić się do ustalenia stanu faktycznego w sprawach w zakresie dotyczącym kontroli.
- Kontrolujący jest zobowiązany do:
- rzetelnego i obiektywnego ustalania stanu faktycznego i w razie stwierdzenia nieprawidłowości ustalenia ich przyczyn oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości;
- rzetelnego rozpatrywania zastrzeżeń wniesionych w trakcie kontroli.
§ 10
- Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, kontrolujący:
1) zawiadamia kontrolowanego nie później niż 7 dni przed planowaną kontrolą w szczególności o przedmiocie i przewidywanym czasie trwania kontroli z zastrzeżeniem ust. 2;
2) okazuje upoważnienie Burmistrza do przeprowadzenia kontroli;
3) w przypadku kontroli jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Reda, dokonuje również adnotacji w książce kontroli jednostki kontrolowanej.
- W przypadku przeprowadzenia kontroli o której mowa w § 3 pkt. 3 kontrolę przeprowadza się bez wcześniejszego powiadomienia.
§ 11
- Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscach, gdzie wykonuje ona swoje zadania.
- Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących jednostki kontrolowane, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli – również poza godzinami pracy.
- Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia kontroli w siedzibie Urzędu Miasta w Redzie. W takim przypadku jednostka kontrolowana dostarcza dokumenty oraz informacje,
o których mowa w § 8 ust. 2 do siedziby Urzędu Miasta w Redzie. - Kontrola powinna być przeprowadzana w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania pracy pracowników jednostki kontrolowanej.
§ 12
1. Kontroler dokonuje ustalenia stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli, przy dołożeniu należytej staranności.
2. Dowodami są w szczególności dokumenty i rzeczy, oględziny, opinie biegłych, ustne lub pisemne wyjaśnienia lub oświadczenia, notatki, kopie albo odpisy dokumentów, szkice, zdjęcia fotograficzne, dane z rejestrów i ewidencji, także zapisy utrwalone na nośnikach elektronicznych.
3. Pobranie dowodów, a także inne zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli, powinny być udokumentowane pisemnie, protokołem, pokwitowaniem, pismem, którym następuje ich przekazanie. W przypadku braku innej możliwości, kontrolujący sporządza notatkę służbową.
4. Kontroli kasy oraz oględzin dokonuje się w obecności pracownika jednostki kontrolowanej. Z przebiegu czynności sporządza się protokół, który obejmuje:
1) oznaczenie czynności, czasu i miejsca jej przeprowadzenia;
2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego oraz osoby uczestniczącej w czynnościach;
3) opis przebiegu czynności oraz treść złożonych wyjaśnień lub oświadczeń;
4) podpisy kontrolującego i osoby uczestniczącej w czynnościach.
§ 13
Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole z kontroli, który zawiera co najmniej:
- nazwę i adres jednostki kontrolowanej;
- imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej;
- imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego;
- imiona i nazwiska pracowników udzielających wyjaśnień ze strony kontrolowanego;
- datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem ewentualnych przerw w kontroli;
- zakres kontroli (przedmiot i okres objęty kontrolą);
- wykaz przepisów regulujących zakres i sposób wykonywania zadań objętych kontrolą;
- opis stanu faktycznego stwierdzonego w okresie objętym kontrolą;
- stwierdzone nieprawidłowości;
- pouczenie o prawie do zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń/wniosków do treści protokołu, w terminie określonym przez kontrolującego nie krótszym niż 7 dni od daty jego podpisania,
- wyszczególnienie załączników,
- informację o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,
- miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpis kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej.
§ 14
-
- Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia kontrolujący przygotowuje pisemnie propozycję zaleceń pokontrolnych.
- Zalecenia pokontrolne zatwierdza i podpisuje Burmistrz.
- Kontrolowany w terminie 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolny pisemnie informuję Burmistrza o sposobie wdrożenia ww. zaleceń.
§ 15
Nadzór nad działalnością kontrolną w Gminie Miasto Reda sprawuje Burmistrz przy pomocy Sekretarza Miasta Redy.
§ 16
-
- Wykonanie zarządzenia powierza się osobie odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli .
- Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Miastu oraz kierowników jednostek organizacyjnych w Redzie do zapoznania się z treścią niniejszego Zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załączniki do pobrania
Lp. | Plik | Data dodania | Liczba pobrań |
---|---|---|---|
1 | Zarządzenia NR.OR.4.2022 z 10 stycznia 2022 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli wewnetrznej w Gminie Miasto Reda.pdf (PDF, 406.90Kb) | 2022-01-26 07:58:50 | 259 razy |
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Krzysztof Lubner | 26-01-2022 07:58:50 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Hanna Ferra | 26-01-2022 |
Ostatnia aktualizacja: | Patrycja Krauze-Maślankowska | 27-01-2022 09:25:04 |